엑셀 작업 중 흩어져 있는 색상별 셀을 한곳에 모아서 보고 싶으신가요? 텍스트 조건 없이 오직 '셀 배경색'만으로 데이터를 깔끔하게 묶어주는 엑셀 사용자 지정 정렬 실무 꿀팁을 1분 만에 확인해 보세요.
1. 데이터 필터 단축키 적용 및 '사용자 지정 정렬' 메뉴 진입하기
가장 먼저 해야 할 일은 색상을 기준으로 묶어줄 데이터 표 전체에 필터(Filter) 기능을 활성화하는 것입니다. 상단 메뉴의 [데이터] 탭에 들어가서 필터 아이콘을 클릭해도 되지만, 실무에서는 마우스 이동 시간을 줄여주는 단축키를 사용하는 것이 훨씬 효율적입니다. 데이터가 입력된 표 안의 임의의 셀을 하나 클릭한 상태에서 키보드의 [Ctrl + Shift + L]을 동시에 눌러보세요. 그러면 표의 머리글(첫 번째 행) 각 항목마다 역삼각형 모양의 필터 드롭다운 버튼이 생성되는 것을 확인할 수 있습니다. 참고로 이 단축키는 필터를 켜고 끄는 토글(Toggle) 기능이므로 꼭 외워두시길 추천합니다.
필터가 정상적으로 적용되었다면, 색상이 칠해져 있는 기준 열의 역삼각형 버튼을 클릭해 줍니다. 아래로 펼쳐지는 하위 메뉴들을 쭉 살펴보시면 중간쯤에 [색 기준 정렬]이라는 항목이 보일 텐데요. 여기에 마우스 커서를 가만히 올려두면 오른쪽으로 추가 메뉴가 나타납니다. 만약 시트에 한두 가지 색상만 있다면 여기서 바로 색상을 클릭해도 되지만, 우리는 여러 색상을 원하는 순서대로 세밀하게 배치할 것이기 때문에 가장 아래쪽에 있는 [사용자 지정 정렬(Custom Sort)] 메뉴를 꾹 눌러줍니다.
2. 색상 개수에 맞춘 정렬 기준 추가 및 디테일한 옵션 세팅
[사용자 지정 정렬]을 클릭하시면 화면 한가운데에 여러 가지 조건을 복합적으로 설정할 수 있는 새로운 대화상자 창이 팝업됩니다. 여기서부터가 오늘 알려드리는 색깔 정렬 꿀팁의 핵심 단계입니다! 대화상자 좌측 상단을 보시면 [기준 추가]라는 버튼이 있습니다. 이 버튼을 눌러서 내가 정렬하고 싶은 색깔의 종류, 즉 개수만큼 행을 추가해 주시면 됩니다. 만약 문서에 빨강, 노랑, 파랑 3가지 색상을 사용했고 이를 순서대로 정렬하고 싶다면 기준 행도 총 3개가 되어야 합니다.
기준 행을 모두 추가하셨다면, 이제 각 줄의 세부 조건을 꼼꼼하게 세팅할 차례입니다. 왼쪽부터 순서대로 다음과 같이 설정해 주세요.
- 열 (첫 번째 항목): 색깔이 칠해져 있는 기준 열(예: 진행 상태, 담당자 이름 등)의 머리글을 선택합니다. 모든 기준 행을 동일한 열로 맞춰주세요.
- 정렬 기준 (두 번째 항목): 기본값인 '셀 값(텍스트/숫자)'을 클릭하여 반드시 [셀 색]으로 변경해 줍니다. 글자 색상을 기준으로 하고 싶다면 [글꼴 색]을 선택하셔도 됩니다.
- 정렬 (세 번째 항목): 현재 선택한 열의 셀 안에서 실제로 사용되고 있는 색상들만 자동으로 추출되어 목록에 뜹니다. 이곳에서 1순위(가장 위), 2순위, 3순위로 올 색상을 각각 겹치지 않게 선택해 줍니다.
엑셀이 현재 표 안의 데이터를 스스로 분석해서 사용 중인 색상만 똑똑하게 보여주기 때문에, 사용자는 어떤 색을 먼저 보여줄지 직관적으로 순서만 정해주면 됩니다. 만약 설정 중에 순서를 바꾸고 싶다면 대화상자 상단의 위/아래 화살표 버튼을 이용해 기준 행의 위치를 쉽게 바꿀 수 있습니다.
3. 정렬 결과 확인 및 실무 활용도 200% 높이는 추가 꿀팁
모든 세팅이 완벽하게 끝났다면 대화상자 우측 하단의 [확인] 버튼(또는 엔터 키)을 눌러줍니다. 그 순간 마구잡이로 흩어져 있어 보기 불편했던 데이터들이, 여러분이 설정한 색상 순서에 따라 마치 하나의 블록처럼 아주 깔끔하고 가지런하게 정렬된 것을 확인하실 수 있습니다.
일반적으로 필터를 사용할 때는 '제품명'이나 '부서' 같은 특정 텍스트 데이터(셀 값)를 기준으로 오름차순이나 내림차순 정렬을 하는 것이 기본입니다. 하지만 오늘 다룬 예시처럼 공통된 텍스트 조건이 없고 오직 '셀 색상'만으로 구분된 특수한 상황에서는 일반적인 방식으로는 데이터를 절대 하나로 모을 수가 없습니다. 이럴 때 당황하지 마시고 오늘 배운 [사용자 지정 정렬 - 셀 색 기준] 기능을 떠올려 보세요.
특히, 엑셀의 '조건부 서식(특정 조건 만족 시 자동으로 색상이 칠해지는 기능)'을 통해 입혀진 셀 색상 역시 이 기능을 통해 완벽하게 정렬할 수 있습니다. 자동화된 색상 부여와 색상 기준 정렬을 함께 활용하시면 아무리 복잡한 데이터라도 순식간에 시각화하고 정리할 수 있습니다. 오늘 준비한 엑셀 색깔 정렬 꿀팁이 여러분의 답답했던 업무 시간을 시원하게 단축해 주길 바라겠습니다.