이름 정의(Define Name) 기능은 암호 같은 셀 좌표 주소 대신 수출액, 상반기매출, 단가처럼 의미가 있는 단어를 특정 셀이나 범위에 지정해 두고 수식에서 불러와 사용하는 방식입니다. 수식의 가독성을 극대화하고 인적 실수를 줄여주는 이름 정의 기능의 핵심 사용법과 활용 방법을 알려드리겠습니다.
이름 정의의 작동 원리와 작성 규칙
엑셀의 이름 정의는 말 그대로 특정 셀 하나 혹은 여러 개의 셀 범위 나아가 떨어져 있는 셀 그룹 전체에 사용자가 쉽게 알아볼 수 있는 고유한 명칭을 부여하는 엑셀의 데이터 관리 기능중 하나 입니다. 이름 정의 기능을 사용하면 기존의 =AVERAGE(C5:C20) 수식을 =AVERAGE(영업2팀실적) 처럼 더욱 알아보기 쉽게 수식을 작성 하실 수 있게 됩니다. 수식이 길어지고 참조하는 범위가 복잡해질수록 수식의 구조를 한눈에 파악하는 데 도움을 줍니다. 엑셀에서 오류 없이 이름을 인식하게 하려면 몇 가지 엑셀의 이름 정의 규칙을 지켜야 합니다. 첫째로는 이름의 첫 글자는 반드시 한글 영문 문자인 alphabetic 계열이나 언더바(_) 기호로 시작해야 하며 숫자로 시작할 수 없습니다. 둘째는 이름 중간에 공백(띄어쓰기)이나 특수문자(!, @, #, $, % 등)는 들어갈 수 없으며 단어 구분이 필요하다면 전체_수출액처럼 중간에 언더바를 활용하는 것이 좋습니다. 마지막으로 A1, B2처럼 기존 셀 좌표 주소와 동일한 형태의 문자는 이름으로 사용할 수 없습니다. 이름 상자를 활용한 가장 빠른 범위 이름 정의 방법은 연속된 셀 범위에 이름을 부여하는 가장 신속하고 간편한 방법은 수식 입력줄 좌측에 위치한 '이름 상자(Name Box)'를 사용하는 것입니다. 먼저 이름을 지정하고자 하는 연속된 셀 범위(예: D13:D16)를 마우스로 드래그하여 블록을 지정합니다. 그 상태에서 수식 입력줄 바로 왼쪽에 현재 셀 주소가 표시되어 있는 이름 상자 영역을 마우스로 클릭을 합니다. 이어서 부여하고 싶은 이름인 수출액을 입력하고 키보드의 Enter 키를 누릅니다. 이때 엔터를 누르지 않고 다른 셀을 클릭하면 이름이 저장되지 않으므로 반드시 엔터를 눌러 이름을 확정지어 주어야 합니다. 이제 지정한 범위는 D13:D16이라는 좌표 대신 수출액이라는 고유한 이름으로 등록됩니다.
떨어진 셀 그룹 이름 정하기 및 활용법
연속되지 않고 서로 멀리 떨어져 있는 셀들도 하나의 이름 그룹으로 묶어서 통합으로 관리를 하실 수 있습니다. 이 방법은 각 분기별 최종 합계 셀들만 모아서 계산해야 할 때 매우 유용한 방법 중 하나 입니다. 방법은 우선 첫 번째 셀(예: D7)을 마우스로 클릭하여 선택합니다. 이어서 키보드의 Ctrl 키를 누른 상태를 유지하면서 떨어진 다음 셀들(예: D12, D17)을 차례대로 클릭해 다중 선택을 진행합니다. 셀 선택이 완료되면 상단 리본 메뉴에서 [수식] 탭으로 이동한 뒤 [정의된 이름] 그룹에 위치한 [이름 정의] 아이콘을 누릅니다. 팝업 되는 새 이름 대화상자의 이름 칸에 전체수출액을 입력하고 [확인]을 눌러줍니다. 이렇게 설정해 두면 엑셀은 흩어져 있던 세 개의 셀을 하나의 통합된 이름인 전체수출액으로 묶어서 기억하게 됩니다. 이름 정의가 완성되었다면 이제 실제 수식에 이름을 적용하여 연산을 해보겠습니다. 결과값을 출력할 셀을 선택하고 =SUM(수출액) 수식을 입력한 후 Enter 키를 누르면 엑셀이 수출액으로 저장된 D13:D16 범위의 숫자를 알아서 더해 완벽한 합계 결과를 반환합니다. 떨어진 셀 그룹 역시 =SUM(전체수출액) 으로 작성해 주기만 하면 복잡한 쉼표 참조 없이 깔끔하게 합계가 도출됩니다. 이 방식은 SUM 함수뿐만 아니라 AVERAGE, MAX, MIN, COUNT 등 엑셀의 거의 모든 수식과 함수 내부에서 완벽하게 맞아 들어가게 됩니다. 만약 기존에 지정한 이름의 범위를 수정하거나 필요 없는 이름을 삭제하고 싶다면 상단 [수식] 탭의 [정의된 이름] 그룹에 있는 [이름 관리자] 메뉴를 실행하면 됩니다. 이름 관리자 단창에서는 등록된 모든 이름의 목록과 참조 범위를 한눈에 파악할 수 있으며 범위를 손쉽게 재설정하거나 이름을 새로 편집할 수 있어 대규모 프로젝트 시트 수정 시 알아두어야 합니다.