엑셀에서는 마우스 클릭 몇 번만으로 해결할 수 있는 기능이 있습니다. 바로 자동 합계입니다. 엑셀이 주변 데이터를 스스로 분석해서 범위를 잡고 완벽한 계산 결과를 내놓기 때문입니다. 수식을 몰라도 엑셀 자동 합계의 핵심 기능과 실무 활용 팁을 쉽고 자세하게 알려드리겠습니다.
엑셀 자동 합계와 위치
엑셀에 있는 자동 합계는 사용자가 자주 쓰는 대표적인 기본 함수들을 자동으로 입력하고 계산을 해주는 편리한 기능입니다. 사용자가 굳이 =SUM()이나 =AVERAGE() 같은 수식을 일일이 하지 않아도 계산할 영역을 스스로 찾아 수식을 완성 합니다 자동 합계의 위치는 상단 리본 메뉴의 수식 탭에서 함수 그룹을 보면 찾을 수 있습니다. 또는 홈 탭의 오른쪽 끝 편집 그룹에서도 똑같은 자동 합계 아이콘을 확인할 수 있습니다. 어떤 위치에서 실행하든 동일하게 동작하므로 편리하다고 생각 하시느 곳에서 실행하시면 됩니다. 자동 합계 버튼 옆의 작은 화살표를 누르면 다섯 가지 필수 계산 메뉴가 등장합니다. 가장 기본이 되는 합계(SUM)부터 평균(AVERAGE), 숫자 개수(COUNT), 최대값(MAX), 최소값(MIN)까지 실무에서 매일 자주 쓰는 함수가 모두 포함되어 있습니다.
자동 합계와 평균 구하기
가장 기본인 합계 구하기부터 알아보겠습니다. 계산 결과가 들어가야 하는 결과 셀을 먼저 선택하신 후 상단 메뉴에서 자동 합계를 클릭하시면 엑셀이 알아서 상단이나 좌측에 위치한 숫자 데이터들을 점선 테두리로 영역 지정합니다. 이 때 엑셀이 잡은 범위가 내가 원하던 영역과 일치한다면 그 상태에서 키보드의 Enter 키만 누르면 계산이 모두 완료 됩니다. 평균을 구할 때도 마찬기지 입니다. 평균값을 입력할 셀을 클릭하고 자동 합계의 내림 버튼을 눌러서 평균 메뉴를 선택하시면 됩니다. 다만 이때 한 가지 주의할 점이 있습니다. 엑셀이 범위를 자동으로 잡는 과정에서 바로 옆 열에 입력되어 있던 합계 데이터까지 평균 계산 범위에 포함시키는 경우가 간혹 발생합니다. 만약 계산 범위에 원하지 않는 셀이 들어갔다면 마우스로 실제 평균을 내야 하는 순수 데이터 범위만 다시 드래그해서 영역 지정해주면 됩니다. 계산을 할 데이터 영역을 잡아준 뒤 Enter 키를 누르면 수식 오류 없이 평균값이 계산 됩니다.
작업 속도 10배 올리는 방법
첫 번째 행의 합계와 평균을 계산했다면 아래쪽에 남은 수십, 수백 개의 데이터는 똑같이 반복해서 자동 합계를 쓰실 필요가 없습니다. 계산 결과가 나온 셀의 오른쪽 아래 모서리에 마우스 커서를 올리면 작은 검은색 십자가 모양으로 바뀌는데 이를 채우기 핸들 또는 자동 채우기라고 부릅니다. 이 상태에서 아래로 드래그하거나 더블 클릭만 해주면 나머지 행에도 동일한 계산 수식이 연속으로 적용됩니다. 여기에서 작업 시간을 더 줄여주는 단축키가 있습니다. 윈도우를 기준으로 합계를 구할 셀을 지정하고 키보드의 Alt 키와 Shift 키 그리고 = 키를 동시에 누르면 곧바로 자동 합계 수식이 실행됩니다. 특히 합계를 구할 행과 열의 전체 범위를 한 번에 마우스로 드래그하여 블록을 지정한 다음 Alt + Shift + = 단축키를 누르면 하단과 우측의 빈 셀들에 순식간에 모든 합계가 일괄 계산되어 들어갑니다. 실무에서 보고서를 작성할 때 단축키 하나로 시간을 더욱 아낄 수 있습니다. 굳이 표에 계산 결과를 입력해서 남길 필요가 없고 단순히 현재 선택한 데이터들의 합이나 평균이 얼마인지 눈으로만 확인만 하고 싶을 때가 있습니다. 이럴 때는 함수나 자동 합계 없이도 확인을 할 수 있는 방법이 있습니다. 확인하고 싶은 숫자 셀들을 마우스로 드래그하여 지정한 뒤 엑셀 화면 하단 우측에 있는 상태 표시줄을 보시면 선택된 범위의 평균, 개수, 합계 정보를 바로 확인 하실 수 있습니다. 만약 상태 표시줄에 합계나 평균이 보이지 않는다면 상태 표시줄 빈 곳에 마우스 우클릭을 한 뒤 나오는 메뉴에서 평균, 개수, 최댓값, 최솟값, 합계 항목 체크박스를 활성화해주면 됩니다. 데이터를 간단히 비교 검증할 때 매우 유용하게 쓰입니다. 자동 합계는 매우 편리하지만 엑셀의 자율성에 의존하는 기능이다 보니 데이터의 형태에 따라 예기치 못한 오류가 생길 수 있습니다. 가장 흔한 케이스가 데이터 중간에 값이 비어있는 빈 셀이 포함되어 있거나 숫자 데이터 사이에 텍스트가 섞여 있는 경우입니다. 그리고 엑셀의 자동 범위 인식은 연속된 데이터가 끊어지면 빈 셀 바로 전까지만 범위로 인식을 합니다. 따라서 중간이 비어있는 열에서 자동 합계를 누르면 전체 데이터가 아닌 일부 데이터만 선택이 되고 계산이 됩니다. 따라서 엔터를 누르기 전에 반짝이는 점선 테두리가 전체 데이터를 제대로 감싸고 있는지 직접 확인하는 습관이 필요합니다.